Plateforme de gestion d'événements pour groupe industriel

Le contexte

Un groupe industriel européen, 8 000 collaborateurs répartis sur 12 sites (France, Allemagne, Italie, Espagne), avec une culture interne très événementielle : convention annuelle, séminaires métiers trimestriels, formations transverses mensuelles, ateliers managériaux. Au total, plus de 80 événements par an, dont une convention plénière de 3 jours réunissant 6 000+ collaborateurs en présentiel et 2 000 à distance.

L’organisation était fragmentée : Eventbrite pour les inscriptions, SurveyMonkey pour les sondages, Zoom pour le live, des fichiers Excel partagés pour les listes d’ateliers, des Google Forms pour les retours. Chaque outil avec ses identifiants, ses formats d’export, et son propre contrat de sous-traitance RGPD.

Trois douleurs majeures :

1. Pas de vue consolidée : impossible de savoir qui avait participé à quoi sur l’année écoulée
2. RGPD difficilement maîtrisé : 4 sous-traitants américains, des transferts de données hors UE, des demandes de droit à l’oubli complexes à honorer
3. Coût croissant : 60K€/an de licences SaaS, en augmentation chaque année avec la croissance des effectifs

La phase de cadrage

Six semaines de cadrage avec un comité utilisateurs représentant les quatre populations clés : organisateurs RH, animateurs d’ateliers, participants standards, et top management.

Cinq workflows métier identifiés :

• Convocation et inscription : envoi d’invitations ciblées avec RSVP, gestion des accompagnants, contraintes alimentaires
• Ateliers parallèles : 30+ ateliers sur une journée, choix avec quotas, gestion des listes d’attente
• Logistique : badges QR avec photo, plans de salle interactifs, émargement
• Engagement live : streaming des plénières, sondages en direct, Q&A modérée
• Reporting : extracts par site, par direction, par type d’événement, avec exports SAP pour la facturation interne

Décision structurante : plateforme on-premise, propriété du groupe. Pas de SaaS, pas de cloud public. Hébergement sur l’infrastructure existante (Proxmox + K3s) du DSI groupe.

La conception technique

Architecture monorepo avec :

• Backend Django 5 : modèle riche (User, Event, Workshop, Session, Registration, Attendance, Survey, Feedback, Asset), API REST DRF + GraphQL via Strawberry pour les vues riches du dashboard
• Frontend Vue 3 + Vite : SPA pour le dashboard organisateur, MPA pour les pages publiques (perf SSR)
• Streaming live via MediaMTX : ingest RTMP depuis OBS sur les sites, distribution HLS aux clients web, latence < 3 secondes en WebRTC pour les plénières interactives
• Celery + Redis pour l’envoi d’emails de masse, la génération de badges PDF, les rappels J-1
• Keycloak comme IdP, fédération avec Azure AD du groupe pour le SSO
• MinIO pour les assets (photos, vidéos replay, supports d’animation)

Tout déployé sur le cluster K3s existant via ArgoCD, avec un namespace dédié par environnement (dev, staging, prod).

Les défis techniques

Le streaming live multi-sites

Les plénières de la convention sont diffusées depuis 4 régies physiques (Paris, Lyon, Munich, Milan) en simultané, avec retour vidéo croisé. MediaMTX accepte 4 ingests RTMP, les compose côté serveur, et republish en HLS. Le challenge a été de tenir 5 800 viewers en concurrent peak sans saturer la bande passante. Solution : un edge node MediaMTX par site, qui republish en HLS local pour les viewers du site, et bascule sur le source uniquement pour les viewers extérieurs.

Les badges QR à 6 000 unités

Génération PDF asynchrone via Celery, avec photo récupérée d’Active Directory, QR signé avec un HMAC pour éviter la fraude. Toute la génération prend 12 minutes pour 6 000 badges, sortie en archive ZIP par site pour impression locale.

Le sondage temps réel

WebSocket via Django Channels + Redis pubsub. Lors de la dernière convention, un sondage a recueilli 5 200 réponses en 90 secondes, avec affichage live des résultats sur l’écran principal. Pas de point de contention notable.

La livraison

Six mois de développement, livrés en 4 versions :

• v0.5 : MVP inscription + ateliers, testé sur un séminaire métier 100 personnes
• v0.8 : ajout streaming + sondages, testé sur une formation 500 personnes
• v1.0 : version GA, déployée pour la convention annuelle
• v1.2 : retours convention, refonte UX du module ateliers, optimisations perf

La convention 2025 a été le test de feu : 6 200 participants en présentiel, 1 800 distants, 47 ateliers, 4 plénières en streaming, 12 sondages live. Zéro incident technique, pas un seul ticket support critique.

Le bilan financier

• Économie directe : 52K€/an de licences SaaS supprimées
• Coût d’opération : ~ 800 €/mois en compute interne (déjà amorti sur l’infra existante)
• ROI atteint en 14 mois sur le seul axe économies SaaS
• Bénéfices indirects : conformité RGPD simplifiée, données métier capitalisées dans le SI groupe, pas de risque de perte de fournisseur

La suite

Le client a internalisé la maintenance évolutive avec son équipe développement (4 personnes formées sur Django et Vue). On reste en support sur le cluster K3s sous-jacent et les sujets d’architecture, et on intervient ponctuellement sur les évolutions majeures.

Une v2 est en cours de cadrage pour 2026, avec une app mobile native (badge dématérialisé, notifications push, géolocalisation indoor pour guider les participants entre les salles).